Come si calcolano i rimborsi chilometrici in città?
Nuove regole per l’esenzione fiscale dei rimborsi urbani e parcheggio.
Da quando è entrata in vigore la circolare 15/E/2025, i rimborsi chilometrici in città non sono più tassati, purché siano calcolati in modo corretto e documentati. Questa novità ha modificato radicalmente le regole per chi utilizza l’auto privata per lavoro, eliminando la distinzione tra spostamenti extra-comunali e urbani. Il testo unico delle imposte sui redditi (art. 51, comma 5, Tuir) ha stabilito che i rimborsi per viaggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente, anche se avvengono all’interno del comune dove si trova la sede di lavoro. Questo significa che, per i brevi spostamenti urbani, i rimborsi non sono più considerati reddito imponibile.
Calcolo e documentazione degli indennità chilometrici
Per beneficiare dell’esenzione fiscale, il calcolo dell’indennità chilometrica deve seguire criteri oggettivi e tracciabili. Il parametro principale è rappresentato dalle tabelle Aci, che determinano il costo chilometrico medio di ogni modello di veicolo. L’indennità deve essere quantificata con estrema precisione, tenendo conto di tre fattori: la percorrenza effettiva, il tipo di automezzo utilizzato e il costo chilometrico specifico. Quando il calcolo segue rigorosamente queste tabelle, la somma corrisposta al lavoratore non costituisce materia imponibile, indipendentemente dalla distanza percorsa.
La documentazione è un requisito fondamentale per garantire l’esenzione fiscale. L’azienda deve conservare tutta la documentazione che giustifica il calcolo effettuato. In caso di controllo, il datore di lavoro deve essere in grado di dimostrare che il rimborso erogato corrisponde esattamente ai chilometri percorsi per servizio moltiplicati per il valore indicato dall’Automobile Club d’Italia per quel veicolo specifico. Qualsiasi cifra erogata oltre questo limite verrebbe considerata come parte dello stipendio e quindi tassata ordinariamente.
Le nuove regole per il rimborso del parcheggio
Un’altra novità riguarda il trattamento fiscale delle spese di parcheggio. Prima, queste erano considerate spese separate da quelle di viaggio o trasporto, ma ora sono state assimilate a quelle di spostamento. Questo significa che, potenzialmente, possono essere rimborsate senza concorrere al reddito del dipendente. Tuttavia, l’Agenzia delle Entrate ha imposto un requisito molto rigido: la documentazione deve identificare in modo univoco il veicolo e la durata della sosta. In pratica, il fisco richiede la targa dell’auto o un altro elemento identificativo sulla ricevuta del parcheggio.
Se sulla ricevuta manca la targa, il rimborso potrebbe non essere esente. Tuttavia, esiste una via d’uscita logica: se il documento è uno scontrino generico, rientra nel plafond delle spese accessorie. In questo caso, il rimborso resterebbe esente entro i limiti di 15,49 euro al giorno per le trasferte nazionali. È sempre consigliabile utilizzare sistemi di pagamento che generano report dettagliati con l’indicazione del veicolo, per garantire la massima sicurezza fiscale.
La nuova formulazione della norma ha eliminato un vecchio vincolo burocratico: la necessità che i rimborsi fossero comprovati da documenti provenienti dal vettore. Oggi la legge parla più genericamente di rimborsi spese di viaggio e trasporto comprovati e documentati. Per essere in regola, il dipendente deve produrre una nota spese analitica che contenga la data dello spostamento, la motivazione lavorativa, il luogo di partenza e arrivo, il numero di chilometri percorsi e la marca e il modello dell’auto utilizzata. La conservazione dei documenti è un obbligo di legge. Senza questa base documentale, l’indennità chilometrica perderebbe la sua natura di rimborso spese e verrebbe riqualificata come retribuzione, con l’obbligo per l’azienda di versare contributi e imposte sulla somma erogata. L’obiettivo è assicurarsi che ogni euro rimborsato sia strettamente collegato a un’attività di servizio documentabile.