L’approccio al primo workflow: da blueprint AI a implementazione

Un nuovo metodo per integrare l’AI nel lavoro aziendale

L’introduzione dell’intelligenza artificiale nel lavoro aziendale non deve necessariamente seguire un percorso complesso e costoso. Daniel Dines, fondatore e CEO di UiPath, propone un approccio semplice e verificabile: partire da un workflow esistente, non da un’ambiziosa trasformazione aziendale. L’obiettivo non è la gloria, ma l’addestramento dell’organizzazione a un metodo che si basa su lavoro significativo e trasparente. Il primo workflow, come spiega Dines, è la base per costruire un modello di lavoro che si adatta alle esigenze reali dell’azienda, senza richiedere un piano di trasformazione a lungo termine o un’implementazione completa.

Descrivere il lavoro prima di automatizzarlo

Un passo spesso trascurato ma cruciale è la descrizione del lavoro come effettivamente si svolge, con le persone che lo eseguono. Non si tratta di un diagramma di processo, ma di una mappa dettagliata delle eccezioni, delle regole in vigore e delle decisioni che vengono prese. L’AI può aiutare a creare questa descrizione, ma è necessario che le persone la validino, la contestino e la correggano. Questo processo, pur essendo costoso, è essenziale per garantire che la descrizione rimanga fedele al lavoro reale e non si basi su dati obsoleti o ipotesi non verificate.

La mappa e il record sono l’asset più importante dell’azienda.
Con il primo workflow, l’azienda accumula non solo un software, ma anche una mappa scritta del lavoro effettivo e un record crescente delle decisioni e delle loro ragioni. Questi elementi, che sopravvivono a ogni aggiornamento del modello o cambio di fornitore, rappresentano un asset unico e non replicabile. L’AI continuerà a migliorare, ma la mappa e il record rimangono proprietà dell’azienda, non di un fornitore. Questo approccio, semplice ma potente, permette di costruire un modello di lavoro che si adatta alle esigenze reali, senza perdere di vista la responsabilità umana e la trasparenza.

La supervisione iniziale è il passo chiave per la validazione.
L’implementazione del workflow non deve essere automatica. Per le prime settimane, un individuo esperto deve supervisionare l’agente, correggere eventuali errori e verificare i risultati. Questo periodo, pur sembrando lento, è in realtà il più rapido, poiché genera prove concrete e una base di dati verificabili. La mappa del lavoro, che rappresenta il lavoro effettivo, deve essere mantenuta aggiornata, poiché le politiche, i sistemi e le regole cambiano costantemente. È necessario assegnare un responsabile, che si occupi di mantenere la descrizione fedele al lavoro reale. Questo ruolo, chiamato “cartografo”, è essenziale per garantire che l’implementazione rimanga efficace nel tempo.

L’approccio proposto da Dines si basa su un’idea chiara: l’AI non è la soluzione in sé, ma un strumento che deve essere integrato in un contesto umano e verificabile. L’obiettivo non è la velocità, ma la qualità e la sostenibilità del lavoro. Con il primo workflow, l’azienda non solo automatizza un processo, ma costruisce una base solida per future innovazioni, mantenendo il controllo umano su aspetti cruciali. Questo modello, semplice ma potente, permette di ridurre i rischi e di migliorare la capacità di adattamento dell’organizzazione.